Die Festivalbranche boomt weltweit. So wird für den Markt für Musikveranstaltungen eine jährliche Wachstumsrate von 4,17 % erwartet, was zu einem prognostizierten Marktvolumen von 31,7 Mrd. USD bis 2027 führt.
Als Planer von Veranstaltungen für gemeinnützige Organisationen sind Sie vielleicht daran interessiert, ein Festival zu veranstalten, um die Fundraising-Bemühungen Ihrer Organisation zu unterstützen und das Bewusstsein für Ihre Mission zu erhöhen. Unabhängig davon, ob sich Ihre Veranstaltung auf Musik, Essen, Comedy, den Wechsel der Jahreszeiten oder ein anderes Thema konzentriert, benötigen Sie eine klare Checkliste für die Festivalplanung, um Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu führen.
Dieser schrittweise Leitfaden für die Festivalplanung soll Ihnen als Ausgangspunkt für die Planung Ihres nächsten Festivals dienen.
Bei Festivals gibt es viele Faktoren, die bei der Planung berücksichtigt und budgetiert werden müssen. Zu den häufigsten Posten, die Sie bei der Budgetplanung berücksichtigen müssen, gehören die Kosten für die Miete des Veranstaltungsortes und die Kosten für die Unterhaltung. Sie müssen auch logistische Aspekte wie Catering und Transport sowie die Kosten für alle örtlichen Genehmigungen und Versicherungen berücksichtigen, die für die Veranstaltung des Festivals erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget die erwarteten Einnahmen aus der Veranstaltung nicht übersteigt, um eine positive Kapitalrendite zu erzielen.
Der richtige Veranstaltungsort kann einen großen Einfluss darauf haben, wie Teilnehmer, Künstler und Verkäufer das Erlebnis wahrnehmen. Ihr Veranstaltungsort sollte für Ihre Zielgruppe zugänglich sein, zu dem Erlebnis passen, das Sie vermitteln wollen, und groß genug sein, um Ihr Publikum zu fassen.
Prüfen Sie die Zugänglichkeit und die Parkmöglichkeiten des gewählten Veranstaltungsortes. Sie sollten auch prüfen, ob der Veranstaltungsort über die erforderliche Infrastruktur verfügt, z. B. Hochspannungskapazitäten, oder ob Sie für Notfälle zusätzliche unterbrechungsfreie Stromversorgungen benötigen.
Sobald Sie den perfekten Veranstaltungsort gefunden haben, müssen Sie einen Termin festlegen, einen Vertrag unterzeichnen, Ihr Budget einhalten und die Zahlungen leisten. Vergessen Sie nicht, sich auch die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen für das Festival zu besorgen (z. B. Zoneneinteilung und Parkplätze).
Ihr Programm und Ihre Anbieter sind die Elemente, die potenzielle Teilnehmer für Ihre Veranstaltung anziehen werden. Bevor Sie mit dem Telefonieren beginnen, sollten Sie die wichtigsten demografischen Merkmale Ihrer Teilnehmer ermitteln und herausfinden, was sie zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung motiviert. Daran können Sie sich bei der Auswahl der Cateringservices, Unterhaltungskünstler und Anbieter orientieren, die Sie buchen.
Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Künstler und der Möglichkeiten, sie zu erreichen (über soziale Medien, eine Verbindung zu einem Ihrer Mitarbeiter usw.). Weisen Sie die Künstler und Anbieter auf die Vorteile hin, die sie durch ihre Teilnahme erhalten können. Zu diesen Vorteilen gehören der Zugang zu einem neuen Publikum von potenziellen Fans oder die Möglichkeit, einen guten Zweck zu unterstützen.
Sie sollten sich auch um eine Vielzahl von Anbietern von Speisen und Getränken bemühen, um ein breites Spektrum an Vorlieben der Teilnehmer anzusprechen. Lokale Restaurants können großartige Partner sein!
Es gibt nichts Schöneres, als zu sehen, wie sich die Planung eines Festivals auszahlt. Es gibt jedoch immer wieder Dinge, die in letzter Minute vor der Veranstaltung und am Veranstaltungstag selbst auftreten. Sie sollten versuchen, auch für diese unerwarteten Probleme zu planen.
Bereiten Sie sich darauf vor, in den Tagen vor der Veranstaltung Absperrungen, technisches Equipment und sogar Zelte umzustellen. Sie müssen darauf vorbereitet sein, Ihre Festivalpläne an neue Umstände wie das Wetter oder veränderte Sicherheitsbedenken anzupassen.
Es kann zu unerwarteten Problemen bei der Personalplanung und zu Nichterscheinen kommen. Nutzen Sie Ihr Freiwilligenmanagement-Tool, um mit den Freiwilligen in Kontakt zu bleiben und sie an ihre Festivalschichten zu erinnern. Stellen Sie einen Plan auf, um zusätzliche Freiwillige zu rekrutieren, falls einige nicht erscheinen.
Selbst bei den am besten geplanten Festivals treten am Veranstaltungstag unvorhergesehene Hindernisse auf. Bleiben Sie flexibel für alle Umstände, die auf Sie zukommen.
